To Timologio PRO σας δίνει τη δυνατότητα να ενεργοποιήσετε portal για όσους από τους πελάτες σας το επιλέξετε. Με την ενεργοποίηση τους, οι πελάτες αποκτούν πρόσβαση σε όσα έγγραφα τους αφορούν μέσω ενός web portal (ιστοσελίδας), εύκολα και γρήγορα.
Συγκεκριμένα με λίγα κλικ, μπορείτε να δημιουργήσετε μοναδικά link για κάθε πελάτη σας, στο οποίο θα υπάρχει όλο το ιστορικό του. Έτσι μειώνεται πολύ ο χρόνος και οι ανταλλαγές άσκοπων email και ο πελάτης έχει ενημέρωση για τα έγγραφα που τον αφορούν γρήγορα και έγκυρα.
Τα έγγραφα που είναι διαθέσιμα σε κάθε portal είναι τα εξής:
- Τιμολόγια πωλήσεων
- Πιστωτικά τιμολόγια
- Δελτία αποστολής
- Προσφορές
- Παραγγελίες
Δημιουργία portal
- Από την καρτέλα Ρυθμίσεις, επιλέγουμε
- Πατάμε το κουμπί Νέο Portal.
- Στη φόρμα δημιουργίας επιλέγουμε έναν πελάτη από το πεδίο επιλογής.
- Επιλέγουμε τα έγγραφα που θέλουμε να είναι διαθέσιμα.
- Πατάμε Δημιουργία για να ενεργοποιήσουμε την πύλη.
Στη συνέχεια, μεταφερόμαστε στην επισκόπηση του portal που μόλις δημιουργήσαμε.
Πώς δίνουμε πρόσβαση στο portal
Στο κάτω μέρος της επισκόπησης υπάρχει ο σύνδεσμος Άνοιγμα Portal (1). Για να παρέχετε πρόσβαση, αντιγράψτε τον σύνδεσμο και στείλτε τον στον πελάτη σας.
Aν έχουν ρυθμιστεί τα email για την επιχείρηση, κατά την προβολή της επισκόπησης, θα υπάρχει διαθέσιμο και πλήκτρο Email (2) με το οποίο μπορείτε να του τον στείλετε χωρίς να φύγετε από το πρόγραμμα (ο σύνδεσμος δε συμπληρώνεται αυτόματα στο email. Θα πρέπει να τον αντιγράψετε χειροκίνητα στον κορμό του μηνύματός σας).
Αν προσθέσετε ή επεξεργαστείτε δεδομένα, οι αλλαγές θα είναι ορατές άμεσα. Έτσι, ο πελάτης θα μπορεί να έχει πάντα πρόσβαση στα ενημερωμένα δεδομένα του σε πραγματικό χρόνο.
Τα portal δεν έχουν κάποιο επίπεδο ασφαλείας και είναι διαθέσιμα σε όποιον έχει πρόσβαση στον σύνδεσμο. Για αυτόν τον λόγο, καλό θα ήταν να μοιράζεστε τον σύνδεσμο μόνο με άτομα εμπιστοσύνης, στα οποία θα επικοινωνήσετε πρώτα αυτήν την πληροφορία.
Αν η πρόσβαση σε μια μερίδα των λογιστικών σας εγγράφων από μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό του πελάτη ή κάποιον άλλο αποτελεί ανησυχία για εσάς, θα πρέπει να μη χρησιμοποιείτε την συγκεκριμένη λειτουργία με πελάτες και άτομα εκτός της εμπιστοσύνης σας.
Η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση μπορεί να αποτελέσει ανησυχία για το πελάτη σας, πιθανώς για διαφορετικούς λόγους. Η διάδοση μιας πύλης πελατών είναι ένα βήμα που πρέπει να γίνει με προσοχή και σίγουρα όχι χωρίς προσεκτική εξέταση των επιπτώσεων στην ασφάλεια και τις σχέσεις με τους πελάτες σας.
Κάντε γνωστό και κατανοητό κατά την αποστολή ότι οι πληροφορίες και ο σύνδεσμος είναι εμπιστευτικά.
Κλείσιμο portal
Για να κλείσετε ένα portal, κάντε κλικ στο Επεξεργασία και στη συνέχεια Διαγραφή.
Μετά τη διαγραφή, ο σύνδεσμος απενεργοποιείται και κανείς δε θα μπορεί πλέον να έχει πρόσβαση στο portal ή στις πληροφορίες που περιλαμβάνονταν σε αυτό. Όποτε θελήσετε μπορείτε να φτιάξετε νέο.